Twaalf controlepunten voor je HR Power BI-model.

De checklist.

Per punt: de vraag die je stelt, en wat er typisch fout gaat als het antwoord “nee” is.

1. 1

   Hiërarchische RLS op organisatie-eenheid

   Zien managers alleen hun eigen team — automatisch, zonder maandelijks bijhouden?

   RLS op e-mailadres of handmatige user-mapping breekt zodra iemand van team wisselt. Verbind RLS aan de actuele organisatie-hiërarchie uit AFAS/Visma/Nmbrs, met type-2 historiek voor retroactieve correctheid.

2. 2

   Type-2 historiek op medewerker-dimensie

   Klopt jullie verloop-cijfer van twee jaar terug nog steeds als er reorganisaties zijn geweest?

   Zonder SCD2 verandert je historisch verzuim- en formatiecijfer elke keer dat een medewerker van team wisselt of een afdeling wordt opgeknipt. Type-2 historiek (peildatum-logica) houdt de waarheid van toen vast.

3. 3

   Dataminimalisatie — alleen velden die rapporten nodig hebben

   Zit BSN, geboortedatum of paspoortnummer in het Power BI-model terwijl geen enkel rapport dat gebruikt?

   AVG eist dat je niet méér verwerkt dan nodig. Een audit van de medewerker-tabel: welke velden zijn écht in gebruik? De rest hoort niet in de semantische laag, alleen in de bron.

4. 4

   Doelbinding per dataset

   Is per Power BI-dataset vastgelegd wat het doel van de verwerking is?

   Een dataset voor verzuim-analyse heeft een ander doel dan een dataset voor formatie-rapportage. Het verwerkingsregister moet per dataset het doel, de grondslag en de ontvangers benoemen — niet één algemene "HR-rapportage" entry.

5. 5

   Bewaartermijnen automatisch toegepast

   Verdwijnen uitgestroomde medewerkers automatisch uit het model na de wettelijke bewaartermijn?

   Salarisadministratie 7 jaar, sollicitatiegegevens 4 weken, exit-data 2 jaar — verschillende termijnen per veld. Power BI moet die termijnen kennen en filteren, niet de HR-medewerker die handmatig moet opschonen.

6. 6

   Verwerkingsregister gekoppeld aan het model

   Weet de DPO welke velden, welke RLS-rollen en welke ontvangers er aan welke Power BI-dataset hangen?

   Een verwerkingsregister in een Word-document is na drie wijzigingen verouderd. Maak een AVG-cockpit die uit Power BI metadata leest: welke velden bestaan, welke RLS, wie heeft toegang. Live, niet een snapshot.

7. 7

   Toegangsbeheer in Power BI Service

   Krijgt elke nieuwe HR-medewerker automatisch de juiste workspace-toegang, en wordt die ook ingetrokken bij uitstroom?

   AVG-toegangsbeheer is meer dan RLS in het model. Workspace-rollen (Viewer, Member, Contributor, Admin) bepalen wie wat kan zien én wijzigen. Koppel dat aan een Azure AD-groep die meegaat met in- en uitstroom, niet aan individuele accounts.

8. 8

   Export-beperking voor gevoelige rapporten

   Kan iedereen die het verzuim-dashboard ziet, dat zonder restricties naar Excel exporteren?

   Een Excel-export verlaat de governance-grenzen van Power BI. Voor gevoelige HR-rapporten: zet export uit (sensitivity labels of workspace-policy), of beperk tot geaggregeerde data. Audit-trail van wie wat heeft geëxporteerd hoort thuis in tenant-instellingen.

9. 9

   Auditeerbare data-lineage

   Kun je voor één veld in een HR-rapport terugherleiden uit welk AFAS/Visma/Nmbrs-veld het komt en welke transformaties het heeft ondergaan?

   Bij een AVG-vraag ("welke gegevens van mij zitten waar?") moet je antwoord kunnen geven. Data-lineage via Power BI (lineage view) of expliciet gedocumenteerd in de zilver- en goud-laag — niet alleen in iemands hoofd.

10. 10

    Refresh-monitoring met stale-data-melding

    Krijgen rapport-gebruikers een waarschuwing als het verzuim-cijfer 5 dagen oud is?

    Beslissen op verouderde data is een AVG-risico (onjuiste verwerking) én een operationeel risico. Refresh-monitoring met automatische alerts naar de eigenaar als datasets niet ververst zijn. DashPortal HR biedt dit standaard.

11. 11

    Test-omgeving zonder productiedata

    Bouwen ontwikkelaars en testers met echte medewerker-data of met geanonimiseerde testdata?

    Productiedata in een dev-workspace is een datalek-in-wachtende-staat. Bouw een geanonimiseerd testset (zelfde structuur, fictieve namen en cijfers) voor alle non-productie omgevingen. DEV en TEST workspaces krijgen die testset, PROD krijgt de echte bron.

12. 12

    Incident-protocol voor datalekken

    Weet je binnen 72 uur welke medewerkers wél en welke niet getroffen zijn als een rapport per ongeluk verkeerd gedeeld wordt?

    AVG eist meldplicht binnen 72 uur bij datalek. Dat kan alleen als je een audit-trail hebt van toegangen en exports, gekoppeld aan een protocol dat DPO, IT en HR samen activeert. Documenteer dit voordat het nodig is — niet erna.

Wat je hierna kunt doen.